「IT部門がない」中小企業が、外注に頼らずDXを動かし続ける方法

「うちにはITに詳しい人間がいないので」——中小企業の経営者と話していると、ほぼ必ずこの言葉が出てきます。

ただ、IT専任がいないこと自体は、実はそれほど大きな問題ではありません。本当の問題は、詳しい人がいないせいで「外に頼むしかない」状態が固定されてしまうことです。

IT担当がいない会社が外注すると、何が起きるか

社内に判断できる人がいないまま外注すると、決まってこの3つが起きます。

そして1年後、手元に残っているのはシステムと請求書だけ、という状態になります。「費用はかけたのに、うちには何も残らなかった」という感覚は、ここから来ています。

理由ははっきりしています。外注で買っているのは成果物であって、判断力ではないからです。

同じ金額を払っても、終わったあとに残るものは変わります。

会社にとって効いてくるのは後者です。仕組みは数年で古くなりますが、判断の基準は次の案件にも、別の部署にも使い回せます。

DXの施策が「入れただけ」で終わるかどうかは、発注する前にかなりの精度で見分けられます。次の三段で説明できるかどうかです。

たとえば日報を紙からデジタルに変える施策なら、こうなります。

日報をスマホから出せるようにする（入れた）→ 店舗ごとの売上と人件費が翌日には並んで見える（見えた）→ 赤字になっている曜日のシフトを1人減らす判断ができる（決められるようになった）

このとき大事なのは3段目です。お金を払う本当の理由は、いつも3段目にあります。逆に言えば、3段目が書けない施策は、たいてい入れただけで終わります。

見積もりや提案を受け取ったとき、「これを入れると、私は何を決められるようになりますか」と一度聞いてみてください。答えが返ってこない提案は、いったん保留にして構いません。

外注がうまくいかない会社に足りないのは、技術者ではありません。整理役です。

整理役の仕事は、現場でやっている仕事を言葉にして、外に渡せる形に整えること。そして出来上がったものが狙いどおりかを確かめること。ここにプログラムの知識はほとんど要りません。必要なのは、自社の業務を分かっていることと、外部と話が通じることの2つだけです。

とはいえ、この役割のためだけに人を採用するのは、中小企業には重すぎます。だからこの整理役を、外部の顧問が担うという形が現実的な選択肢になります。社内のIT部門の代わりを、人を増やさずに置く、という考え方です。

AIを使えば、これまで人手でやっていた作業のかなりの部分を任せられます。ただ、任せ方には設計が要ります。現場で効くと分かっている原則を4つ挙げます。

これらは技術の話ではなく、運用の設計の話です。だからこそ、経営者が知っておく価値があります。

何から始めるべきか、と聞かれたときにおすすめしているのは、紙に3列書くことです。

3列目まで埋まった行が、最初に手をつけるべきところです。ツールを探すのは、そのあとで十分間に合います。

ウェイクラップは、IT部門のない中小企業の「IT部門の代わり」として、業務の整理から仕組みの設計・導入・定着までを一貫して伴走しています。

目指しているのは、ずっと依頼し続けてもらう関係ではありません。経営者が自社の状況を見て、次の一手を自分で決められる状態になることです。そこまで行けば、外部の使い方も自然と上手くなります。

「何から手をつけるべきか分からない」「外注はしてみたが、社内に何も残らなかった」——そんな段階からで構いません。まずは今の業務を並べて整理するところから、一緒に始めてみませんか。