日報の確認作業と入社手続きを自動化

困りごと

20店舗を超える店舗が毎日提出する売上の日報を、本部の担当者が一件ずつ目で見て内容を確認していました。金額の食い違いや報告の出し忘れに気づくのに時間がかかり、確認作業だけで毎日まとまった時間を取られていました。入社の手続きについても、複数のシステムへの登録を人が一つずつ手作業で行っており、抜け漏れが起きやすい状態でした。

やったこと

弊社は、各店舗から届く日報の画像をAIに読み取らせ、入力された数字と実際の画像の数字が一致しているかを毎日自動で確認する仕組みを作りました。出し忘れている店舗があれば、自動で知らせる仕組みも合わせて用意しています。続けて、入社が決まった方の情報を複数のシステムへ自動で反映する仕組みも作り、現在も手作業の結果と突き合わせながら精度を確かめています。

変わったこと

これまで担当者が毎日行っていた確認作業の負担が大きく減り、確認が必要な店舗だけを見ればよい状態になりました。入社手続きについても、システムへの登録作業の多くが自動で進むようになり、担当者の手作業が減っています。

進め方のポイント

いきなり全店舗・全業務を対象にせず、まず一部の店舗・一部の手続きから始めて、実際の結果を人の目で確認しながら範囲を広げていきました。金額に関わる自動処理は、人の確認を経てから反映する設計にしています。