アルバイト面接の登録作業を自動化

困りごと

アルバイトの応募を受けると、応募者との日程調整は既存の面接予約ツールが自動で進めてくれます。面接日が決まると、社内のチャットツールに「面接日確定のお知らせ」が届きます。ところが、その内容を社内の面接管理表へ移す作業は、人が通知を見ながら一件ずつ手で入力していました。

キャンセルの連絡が届いたときの反映や、日程変更で同じ人の面接が二重に載ってしまったときの整理も、すべて手作業でした。通知が届くのは時間を問わず、店舗の数も多いため、入力の漏れや間違いが起きないか気をつかう作業になっていました。

弊社は、チャットツールに届く「面接日確定のお知らせ」を一定の間隔で自動的に読み取り、面接管理表へ登録する仕組みを作りました。登録する項目は、氏名・面接の日時・店舗・オンライン面接の場合の接続先などです。同じ通知が何度届いても二重に登録しないようにしています。

あわせて、次のことも自動で行います。

応募者への連絡は、これまでどおりお客さまの面接予約ツールが、お客さまの会社名で行っています。今回の仕組みは、お客さまの社内の記録とタスクを整えるためのもので、お客さまのチャットツールと面接管理表の上で、お客さまの仕組みとして動いています。

面接日が決まると、通知を受け取った時点で面接管理表に登録が進むようになり、担当者が通知を見て入力する作業が不要になりました。キャンセルや日程変更も、管理表にそのまま反映されます。

切り替え前の確認期間には、仕組みが登録した内容と、担当者が手で登録した内容を一件ずつ突き合わせました。確認の結果、通知の取りこぼしがないことを確かめたうえで、本番に切り替えています。

いきなり本番に切り替えず、実際の面接管理表と同じ形の確認用の表に自動登録しながら、約1週間、人の入力結果と突き合わせました。この間、現場の業務は変えず、通知も出さずに様子を見ています。確認で見つかった違いは、お客さまの担当者に正しい値を確かめながら直しました。

切り替え後も、しばらくは毎日、動作の記録を確認しています。処理に失敗したときや、自動では判断できないときは、必ず人に知らせる設計にしました。タスクの自動作成は店舗ごとに範囲を広げ、お客さまの既存の仕組みと重ならないことを確かめながら進めています。