毎月の定期作業を、対象者全員へ決まった時間に自動で配信

困りごと

社内の連絡や作業の管理を新しいチャットツール上に移していく中で、「毎月の経費・交通費の申請」「毎月の棚卸」「毎日の衛生管理表」のように、決まった時期に決まった人たち全員へ作業をお願いする場面が数多くあることがわかりました。

対象は「正社員全員」「店長以上」など、条件で決まります。人の入れ替わりもあるため、誰に・いつ・どの作業をお願いするかを毎回間違いなく届けるには、手間と気づかいが必要でした。

やったこと

弊社は、「どの作業を・いつ・誰に配るか」を一覧表に書いておくだけで、決まった時刻に対象者全員へ作業を自動で割り当てる仕組みを作りました。

• 配る日は、毎月の何日、毎週の何曜日、毎月の第何曜日、月末などから選べます
• 対象者は、社内の名簿にある雇用区分・役職・所属などの条件から自動で決まります。入社や異動があっても、名簿が最新であれば配る相手に反映されます
• 同じ作業を二重に配らないよう、配った記録を残しています
• 一部の人への配信に失敗しても、残りの配信は止まらず、失敗した分は記録に残ります
• 配信の結果（何名に配ったか、失敗が何件か）は、管理担当者向けの記録用チャットにだけ知らせます。社員には、作業の名前と説明を載せた短い通知だけが届きます

変わったこと

2026年10月26日に、経費の申請と交通費の申請を初めて本番で配信しました。対象者全員に配られ、失敗は0件でした。続けて10月31日には棚卸の作業を約30名へ配信し、こちらも失敗0件で、配信の確認も二重配信なしでした。

運用を始めて日が浅いため、削減できた時間や手間の数字はまだ測っていません。今は、配る対象が想定どおりか、通知の文面が使う側に合っているかを、担当者と一緒に確かめながら調整している段階です。

進め方のポイント

通知の見せ方は、実際に使う担当者の声を聞いて直しました。最初は管理担当者向けの結果報告と同じ内容が社員向けの通知にも出ていたため、担当者の指摘を受けて、管理向けの記録と社員向けの通知を分けました。

また、システムが決まった時刻に自動で動き出すよう設定する際も、まず手動で動かして結果を確認し、問題がないことを見てから自動で動かす順に進めました。配る日や対象者の決め方は、先方の担当者に実際の業務を挙げてもらい、必要な型（第何曜日・月末など）を確かめてから追加しています。