社長自身がAIで管理の仕組みを作れるように

困りごと

採用の担当者が、求人サイトのやり取りから面接、入社書類の催促、研修まで、ほぼ一人で抱えていました。必要な書類がそろうまでの期間が人によってバラバラで、一人ひとりの進み具合を追いかけるのが大変な状態でした。連絡が途切れて、そのまま来なくなる方がいても気づかないまま忘れてしまうこともあり、今、誰がどの段階にいるのかが一覧でぱっと見えないことも悩みでした。

やったこと

弊社は毎週の打ち合わせで現場の困りごとを一つずつ聞き取りながら、社長自身がAIツールを使って必要な仕組みを自分の手で作れるよう、隣について教える形で進めました。まずは書類集めのやり取りを自動でチェック・催促する仕組みを検討し、あわせて隊員の勤務状況を一覧で確認できる画面などを、社長自身が実際に手を動かして作りました。

変わったこと

社長自身がAIツールを使いこなせるようになり、隊員の稼働状況をまとめる画面などを自分の手で作れるようになりました。実際に現場へのヒアリングを重ねた結果、書類集めの自動化については「電話でのやり取りに意味がある」という判断に至り、無理に自動化しない選択もしています。その後は、研修を動画で行う仕組みづくりや、隊員の評価の仕組みづくりへと相談のテーマが広がっています。

進め方のポイント

最初から答えを決めつけず、現場の担当者に実際のやり取りを見せてもらいながら一つずつ進めました。振込など、間違えると取り返しのつかない操作は自動化の対象にせず、最後の確認は必ず人が行う設計を徹底しています。