請求書と給与明細が自動で作られる仕組みに

困りごと

警備会社向けの管理システムは初期費用や月々の費用が高く、拠点や利用する人数が増えるたびに費用が膨らむ料金体系のものが多く、自社の規模には見合わないと感じていました。そのため、毎日の配置表をもとに請求書と給与明細を手作業で何度も書き写す運用を続けており、同じ数字を複数のファイルに転記する過程でミスが起きやすく、一部の計算が別のファイルとのつながりが切れたまま正しく動いていない状態にもなっていました。

やったこと

弊社は、毎日の配置の記録を一度入力すれば、そこから請求書と給与明細が自動でできあがる仕組みを新しく作りました。パソコンに不慣れな方でも入力しやすいよう、画面の操作はできるだけ簡単なものにまとめ、単価の変更や入力の見直しがしやすいよう、変更の記録も残るようにしています。導入にあたっては操作の手順書も作成し、困ったときにすぐ相談できる窓口を用意しました。

変わったこと

毎日の配置の記録を入力するだけで、請求書と給与明細が自動で作られるようになりました。取引先ごとに何度も同じ内容を手作業で書き写していた作業がなくなり、数字の書き写し間違いが起きにくい仕組みになっています。誰がいつ何を変更したかも記録に残るため、あとから確認もしやすくなりました。

進め方のポイント

最初に今使っているファイルの中身を一つずつ確認し、どこで手間とミスが生まれているかを洗い出してから設計しました。単価や金額を直接書き換えられないようにするなど、思わぬ誤操作が起きない作りを心がけています。