警備会社の月末の締め、Excelで請求書と給料を作るときに間違いが起きやすい5つの場所

この記事の結論

警備会社の月末の締めで間違いが起きやすいのは、「管制表から請求書と給料へ写すところ」「取引先ごとに違う単価と、途中で変わる単価」「日勤・夜勤・残業の掛け違い」「現場の中止・遅刻・急な手当」「何人かで触るうちに壊れるExcelの式」の5か所です。多くは同じ情報を何度も写すことから起きるため、単価の表を1枚にまとめ、手で直した金額には理由を残し、月末に一度「請求書の合計」と「現場の数×単価」を突き合わせるだけでも、間違いはかなり減らせます。

月が変わると、社長の夜の仕事が始まる。

警備会社の方と話していると、よくこんな話を聞きます。昼は現場の手配と電話で終わり、請求書と給料は、月初の夜に管制表を見ながらExcelで作る。事務員を置くほどの規模ではないので、社長本人か、ご家族が手伝って回している。

この作業のつらさは、時間だけではありません。請求書を間違えれば取引先の信用に、給料を間違えれば隊員さんの信用に響きます。しかも、間違いに気づくのはたいてい相手からの連絡です。

私はいま、警備会社の請求書と給料の仕組みづくりに関わっています。その中で見えてきた「間違いが起きやすい場所」は、どの会社でもだいたい同じでした。この記事では、それを5つにまとめます。

5つの場所の早見表

場所	起きやすい間違い	見つけ方	今日からの対策
管制表から請求書と給料へ写すところ	コピーの範囲が1行ずれる。貼り付け先を間違える。管制表を直したのに請求書側を直し忘れる。表紙の合計だけ古いまま残る	月末に「請求書の合計」と「現場の数×単価」を突き合わせる。表紙の金額と明細の合計を見比べる	表紙の合計は手で打たず、明細の合計を式で引っぱる
取引先ごとの単価・途中で変わる単価	古い単価のまま式が残る。上書きしたせいで過去の月の金額まで変わる。どの日の分から新しい単価か分からない	単価が変わった取引先の請求書で、変わった日の前後の金額を確かめる	単価の表を1枚にまとめ、「取引先・勤務の種類・金額・いつから」を書く。請求書と給料の式は必ずこの表を見にいく
日勤・夜勤・残業・短時間勤務	夜勤の回数の数え間違い。区分の掛け違い。日をまたぐ夜勤をどちらの日に数えるかで迷う	個人の明細の夜勤の回数を、管制表の「夜勤」の数と照らす	勤務の種類ごとの金額も単価の表に書き、給料の式もその表を見にいく形にする
現場の中止・遅刻・急な手当	手で金額を書き換え、なぜその金額になったのかが残らない	手で直した行に、理由が書いてあるかを見る	手で直した行の隣の列に理由を書く。書けない直しはしない
何人かで触るExcelの式	式が上書きされる。行を足したせいで合計の範囲から外れる。どこにどんな式があるか、作った本人しか分からない	式が壊れても見た目は普通の数字なので、目では気づけない。月末の突き合わせで桁の違いを拾う	月末に一度、「請求書の合計」と「現場の数×単価」がだいたい合っているかを見る

1. 管制表から、請求書と給料へ「2回写す」ところ

いちばん多いのがこれです。

管制表に、日付・現場・隊員・日勤か夜勤かを毎日入れる。月末に、その行を取引先ごとのシートへコピーして請求書を作る。同じ行を、今度は隊員ごとのシートへコピーして給料を作る。

同じ情報を、少なくとも3回扱っています。コピーの範囲が1行ずれる、貼り付け先を間違える、途中で管制表を直したのに請求書側を直し忘れる。写す回数が多いほど、間違いが入り込む場所も増えます。

さらに、請求書の表紙の合計金額や日付だけは手で打っている、という会社も多いです。明細を直したのに、表紙の金額が古いまま、ということが起きます。

2. 取引先ごとに違う単価と、途中で変わる単価

警備の単価は、取引先ごとに違うのが普通です。同じ交通誘導でも、A社とB社で金額が違う。資格者を出せば上乗せがある。

ここに「来月から単価を上げてもらった」が加わると、一気に難しくなります。月の途中で変わったのか、どの日の分から新しい単価なのか。Excelでは、古い単価のまま式が残っていたり、上書きしたせいで過去の月の金額まで変わってしまったりします。

単価は1か所にまとめて、「いつから、いくらか」を残しておかないと、あとから確かめようがありません。

3. 日勤・夜勤・残業・短時間勤務の掛け違い

給料の側でも、同じことが起きます。

日勤と夜勤で金額が違う。残業は時間単価が別。短時間だけの勤務や、固定給の人もいる。

管制表の「夜勤」の文字を見て、個人の明細に夜勤の回数を手で数えて入れる。この数え間違いと、区分の掛け違いが、給料の間違いのもとになります。夜勤が日をまたぐと、どちらの日に数えるかで迷うこともあります。

4. 現場の中止、遅刻、急な手当

警備の現場は、予定どおりにいかないのが当たり前です。

雨で現場が中止になり、取り決めで半分だけ請求する。隊員さんが遅刻して、その分を差し引く。遠い現場なので、隊員さんに手当を足す。

こうした「その月だけ」の調整は、たいてい手で金額を書き換えています。問題は、なぜその金額になったのかが残らないことです。翌月に取引先から聞かれたとき、社長の記憶だけが頼りになります。

金額を直すときは、必ず「理由」をセットで残す。これだけで、あとからの確認がずっと楽になります。

5. 何人かで触るうちに、式が壊れる

最後は、Excelそのものの弱さです。

忙しくなって、交通費の入力をご家族や社員に頼む。すると、どこかのセルの式が上書きされたり、行を足したせいで合計の範囲から外れたりします。しかも、式が壊れても見た目は普通の数字なので、気づけません。

人の会社から引き継いだ雛形を使っていて、どこにどんな式が入っているか、作った本人しか分からない、ということもよくあります。

今日からできる3つのこと

仕組みを入れ替えなくても、次の3つで間違いはかなり減らせます。

単価の表を1枚にまとめ、「取引先・勤務の種類・金額・いつから」を書く。請求書と給料の式は、必ずこの表を見にいく形にする
請求書の表紙の合計は手で打たず、明細の合計を式で引っぱる
金額を手で直した行には、隣の列に理由を書く。書けない直しはしない

そして月末に一度だけ、「今月の請求書の合計」と「今月の現場の数 × 単価」がだいたい合っているかを見てください。桁の違うような間違いは、ここでほぼ見つかります。

写す作業そのものを、なくすという選択肢

ここまで書いた5つの多くは、「同じ情報を何度も写す」ことから生まれています。いちばん確実なのは、毎日の配置を1回入れたら、請求書と給料はそこから自動でできあがる形にすることです。

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